Le società interpellanti, adottano uno schema analogo tra loro, collegato alla gestione documentale e dematerializzata della nota spese, vuoi con l’ausilio degli smartphone di ultima generazione, vuoi con l’utilizzo di laptop.

La procedura di generazione e conservazione delle note spese e dei relativi giustificativi è articolata in cinque fasi:

• il giustificativo di spesa viene acquisito come documento informatico (scansione del documento o fotografia dello stesso);
• il dipendente, identificato in modo univoco, accede al portale dedicato alle trasferte e crea la nota spese informatica, con i relativi giustificativi precedentemente acquisiti;
• si passa poi all’approvazione e l’autorizzazione da parte del responsabile dell’azienda, che verifica il rispetto della Policy interna e/o di eventuali massimali;
• il responsabile esegue i controlli formali e di merito della documentazione inserita nel sistema informativo;
• la nota spese creata all’interno del sistema informativo, viene liquidata al dipendente in busta paga e conservata elettronicamente unitamente ai relativi documenti giustificativi.

L’istante pone tre diversi quesiti all’Agenzia delle Entrate:

• se le descritte modalità̀ di creazione della nota spese siano idonee a garantire gli obblighi documentali richiesti dalle disposizioni relative alla certificazione del reddito di lavoro dipendente e per la documentazione dei costi relativi alla determinazione del reddito d’impresa;
• se le note spese, inserite nel sistema informativo dal dipendente, possano essere considerate un documento digitale e come tale essere conservate;
• se il caricamento a sistema dei giustificativi di spesa sia idoneo a garantirne l’archiviazione e se una volta completato il processo di conservazione sia possibile procedere alla distruzione dei documenti cartacei.

Secondo l’autorevole parere dell’Agenzia delle Entrate, qualunque documento analogico a rilevanza fiscale – come le note spese e i loro giustificativi – deve, per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto, possedere le caratteristiche della immodificabilità̀, integrità̀, autenticità̀ e leggibilità̀

Pertanto se il processo ipotizzato dalla società̀ garantisce tali caratteristiche, nulla osta alla sua adozione. In tale evenienza, i documenti analogici possono essere legittimamente sostituiti da documenti informatici, trattandosi di Documenti Non Unici.

Diversamente, però, eventuali giustificativi siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale “viene meno per l’Amministrazione finanziaria la possibilità̀ – tanto astratta, quanto concreta – di ricostruire il contenuto dei giustificativi attraverso altre scritture o documenti in possesso dei terzi. Tali documenti, dunque, anche alla luce degli obblighi generali previsti dall’ordinamento a carico delle parti, andranno considerati originali unici, con tutte le conseguenze del caso sulla loro conservazione ” (ergo è necessario l’intervento del pubblico ufficiale per l’attestazione delle conformità all’originale).

Per quanto attiene alla rilevanza ai fini del reddito di lavoro dipendente, le medesime caratteristiche di cui sopra – immodificabilità̀, integrità̀, autenticità̀ e leggibilità̀ – sono necessarie al fine di confermare la rilevanza dei costi connessi alle trasferte e la deducibilità in capo al datore di lavoro, secondo l’articolo 95 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi.

Da ultimo e con un passo indietro rispetto al passato, l’Agenzia delle Entrate si esprime in merito alle modalità di Conservazione.

Sul punto, l’AE osserva come, diversamente dalle fatture elettroniche – per le quali l’articolo 39 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, impone la conservazione elettronica – per gli altri documenti informatici fiscalmente rilevanti non sussiste analoga previsione. Nel caso di specie, pertanto, l’istante può scegliere di conservare digitalmente la nota spese generata come documento informatico ovvero di materializzarla e conservarla su supporto analogico.

L’Agenzia delle Entrate precisa, da ultimo, come si possa procedere alla distruzione dei giustificativi analogici delle note spese solo dopo il perfezionamento del processo di conservazione ai sensi dell’articolo 4 del D.M. 17 giugno 2014.